home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ APDL Eductation Resources / APDL Eductation Resources.iso / programs / database / powerbase / docs / MailMerge < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1997-06-18  |  8.1 KB  |  155 lines
  1.         CH 9 − MAIL-MERGING WITH IMPRESSION AND OVATION
  2.         ===============================================
  3. Although the title refers to “Mail-Merging” the process to be described is
  4. more accurately termed “Data-Merging” as it is by no means limited to
  5. merging names and addresses into letters; any kind of textual data from a
  6. Powerbase application can be merged into any kind of document in Impression
  7. or Ovation or many other editors and wordprocessors. 
  8.  
  9. 9.1  Mail-merging with Ovation
  10. ==============================
  11. Ovation expects data for merging to be supplied as a CSV file (see Ch 8). An
  12. example file (OvationCSV) is supplied with this version of Powerbase. It was
  13. created from the Elements database and is intended to work with the sample
  14. Ovation document OmergeTest. Before attempting to create CSV files of your
  15. own you are recommended to read the Powerbase documentation on such files.
  16. The process for mail-merging with Ovation is described below. 
  17.  
  18. 9.1.1 Preparing an Ovation document for mail-merging
  19. ----------------------------------------------------
  20. Ovation has a very easy method of specifying where the merged data is to go
  21. into the document. Whenever you reach a point where you wish to insert a
  22. Powerbase field type Ctrl I.  A window headed “Merge tag” will appear
  23. inviting you to enter a number. The number required is the field number in
  24. the CSV record (which is not necessarily the field number in the Powerbase
  25. record). If, for instance, you wish to merge the second field from each line
  26. of your CSV file enter 2 and type Return. You will see that “[Merge2]” has
  27. been inserted into the text at the caret. Continue typing, inserting other
  28. fields as required. The fields do not need to be in numerical order (you can
  29. insert field 2 before you insert field 1) and the same field may be inserted
  30. many times. Styles and effects may also be applied to the Merge tags. Load
  31. MergeTest to see how this looks. 
  32.  
  33. 9.1.2 Merging the data from Powerbase
  34. -------------------------------------
  35. With MergeTest loaded open the main Ovation menu, go to the File submenu and
  36. choose Print. Select the Mail merge option button and drag OvationCSV to the
  37. writable icon to the right of the button. The pathname of the file will
  38. appear in the icon. Click on OK and the document will be printed once for
  39. each record in the CSV file, merging new data into the document each time.
  40. OvationCSV contains 10 records so if you just want to see the process in
  41. action without actually printing 10 sheets of paper set your printer manager
  42. to print to a file instead of to the printer itself. 
  43.  
  44. If you examine OvationCSV you will see that each field is enclosed in
  45. quotes. This is only necessary of the fields contain literal commas (see
  46. 8.1). Look at the first record, for example, and note the comma in
  47. “(Gr.aktis,aktinos; ray or beam)”. Without the quotes Ovation would
  48. interpret the comma as a field separator and the merging would get out of
  49. step for that record. 
  50.  
  51. 9.2  Mail-merging with Impression
  52. =================================
  53. The following description applies to Impression Publisher and Impression
  54. Style. The older ImpressionII is also supported. Powerbase and Impression
  55. are able to communicate directly with each other without the need for a CSV
  56. file. This task is performed by a module called ImpulseII which Computer
  57. Concepts have placed in the public domain to encourage its adoption as a
  58. standard means of transferring data between RISC OS applications. The
  59. ImpulseII module is included in the Resources directory inside the Powerbase
  60. application directory. 
  61.  
  62. 9.2.1 Preparing the Impression document 
  63. ---------------------------------------
  64. Since the merged data is not being supplied from a pre-generated CSV file
  65. Impression needs to request specifically each Powerbase field that it wants
  66. to merge into the document. It is probably best to create the document
  67. without worrying about the merged data at first, then insert the necessary
  68. commands afterwards. 
  69.  
  70. Wherever you want data from a Powerbase record to appear in the document
  71. proceed as follows:− 
  72.  
  73. (1)     Place the caret at the point where the data is to be inserted. 
  74.  
  75. (2)     Click MENU over the frame, go to the Utilities  submenu (Misc in
  76.         ImpressionII) and choose Merge command A dialogue box will appear. 
  77.  
  78. (3)     Type the following:−
  79.  
  80.         :Powerbase GetField NAME 
  81.  
  82.         This is on the understanding that your Powerbase record contains a
  83.         field whose tag is NAME and that you want the contents of that field
  84.         inserting into the Impression document at that point. Note the
  85.         spaces and the initial colon. These are essential. 
  86.  
  87. (4)     Click on Set or type Return. You will see “<NAME>” appear in the
  88.         text. 
  89.  
  90. (5)     Repeat for all the other Powerbase fields to be inserted in the
  91.         document. All take the form:− 
  92.  
  93.         :Powerbase GetField <tag>
  94.  
  95.         and in each case the tag, enclosed in angle brackets, will appear in
  96.         the text. All the data in a given document must come from the same
  97.         database. It might be easiest if you open the required database and
  98.         arrange the desktop so that you can see both the record window and
  99.         the Impression document. Clicking MENU over a field makes its tag
  100.         appear in the second menu item. 
  101.  
  102. (6)     Save the the document! 
  103.  
  104. 9.2.2 Merging the data
  105. ----------------------
  106. (1)     Make sure Impression has been “seen” by the filer then open the
  107.         Powerbase database.
  108.       
  109. (2)     Drop the Impression document on the record window.  The document
  110.         will be loaded and displayed then Powerbase’s Data merge window will
  111.         appear.  (If Impression isn’t already running Powerbase will run it
  112.         for you.)
  113.  
  114. (3)     Clicking on Merge extracts data from the currently-displayed record
  115.         and inserts it in the specified places in the Impression document.
  116.         You can see this happening if the relevant parts of the document are
  117.         visible. Using the keypad to browse, search or change subfiles or
  118.         keys now causes the accessed records to be merged into the document
  119.         instead of being displayed in the record window.  If a filter (see
  120.         2.3.3) is active this will also be obeyed.  Each time a record is
  121.         merged its data overwrites that from the previous record.  You will
  122.         see that the legend on the Merge button has changed to Suspend. 
  123.         Clicking on it suspends the merging, restoring the normal
  124.         functioning of the keypad, whilst leaving the Merge window open. 
  125.         The Suspend button reverts to being a Merge button.
  126.  
  127. (4)     If your printer is on-line and the printer driver loaded you may
  128.         print the document with the merged data by clicking on Print.  If
  129.         the Print all switch is selected when Merge is clicked Powerbase
  130.         will proceed through the database from whichever record you first
  131.         merged, merging each record in turn (or each matching record if a
  132.         filter is in use) and printing for each such record a copy of the
  133.         document containing the merged data.
  134.  
  135. Note that when the mouse pointer is moved over the Impression document with
  136. the merged data present it changes to a large red and blue cross which means
  137. that you cannot edit the document. Clicking SELECT over it has no effect;
  138. the caret doesn’t appear. If you click on Cancel in the Data merge window
  139. the merged data is removed from the document and normal editing is restored.
  140. If you do want to edit the document with merged data present then click on
  141. Edit. Note, however, that if you save the document in this state it will be
  142. saved with the specific data you have merged into it rather than with the
  143. commands to merge data.
  144.  
  145. Appendix A gives a full description of the Impulse commands or “methods”
  146. which Powerbase understands.
  147.  
  148. 9.3  Mail-merging with other programs
  149. =====================================
  150. If you use neither Impression nor Ovation you may still be able to use
  151. mail-merging with your wordprocessor, but you will need to read the manual
  152. carefully to find out how. It will almost certainly involve a CSV, or
  153. similar, file in conjunction with some method of “tagging” the document (as
  154. described above for Impression and Ovation) to specify where in it the data
  155. is to be merged.